在PPT中使用Excel制作數(shù)據(jù)圖表，其最終目的始終是為了通過(guò)直觀可視的方式來(lái)增強(qiáng)數(shù)據(jù)的生動(dòng)性和表現(xiàn)力。要達(dá)到和實(shí)現(xiàn)這樣的目標(biāo)，在圖表設(shè)計(jì)制作當(dāng)中簡(jiǎn)單概括起來(lái)有三個(gè)需要重點(diǎn)關(guān)注的方面：簡(jiǎn)潔、和諧、重點(diǎn)突出。圍繞這三個(gè)重點(diǎn)， 要讓PPT中的圖表顯得更美觀、更具商務(wù)范和專(zhuān)業(yè)氣息的話(huà)，從操作上來(lái)說(shuō)，常規(guī)的處理方法包括以下這三個(gè)步驟：
- 簡(jiǎn)化元素
- 優(yōu)化形狀
- 配置顏色
下面就以最基本的、僅包含單個(gè)數(shù)據(jù)系列的柱狀圖為例，演示一下上述三個(gè)步驟的具體實(shí)現(xiàn)過(guò)程。
步驟1，簡(jiǎn)化元素
美的標(biāo)準(zhǔn)在每個(gè)人眼里都不一樣，但俗話(huà)有云“簡(jiǎn)潔就是美”，“簡(jiǎn)潔”可能是其中最直觀最容易實(shí)現(xiàn)的美化目標(biāo)之一。對(duì)于圖表來(lái)說(shuō)，簡(jiǎn)潔的實(shí)現(xiàn)方法簡(jiǎn)單來(lái)講就是做減法，在保證數(shù)據(jù)特征正確表達(dá)的前提下盡可能清除或隱藏不必要的圖表元素。
上面圖中是一個(gè)很普通的柱形圖圖表，經(jīng)常接觸2003版的用戶(hù)應(yīng)該經(jīng)常會(huì)看到這樣的“默認(rèn)”圖表。有不少人覺(jué)得微軟家的圖表很難看，這種“難看”通常都是針對(duì)“默認(rèn)”圖表而言，其實(shí)Office軟件提供了我們很多編輯修改的途徑，通過(guò)一些正確的方法，任何人都能讓這些難看的圖表變得順眼起來(lái)。
我們首先可以對(duì)這個(gè)圖表進(jìn)行以下一些元素的簡(jiǎn)化：
刪除網(wǎng)格線(xiàn)：除了散點(diǎn)圖等少數(shù)圖表以外，網(wǎng)格線(xiàn)對(duì)于展現(xiàn)數(shù)據(jù)特征的影響不是特別顯著。如果在圖表中添加數(shù)據(jù)標(biāo)簽的話(huà)，甚至可以不依靠網(wǎng)格線(xiàn)的輔助參考作用就能正確標(biāo)識(shí)數(shù)值大小，這種情況下完全可以去掉網(wǎng)格線(xiàn)。
刪除圖例：對(duì)于只有一個(gè)數(shù)據(jù)系列的圖表來(lái)說(shuō)，不需要通過(guò)圖例來(lái)識(shí)別區(qū)分?jǐn)?shù)據(jù)系列，因此圖例也可以清除。
實(shí)現(xiàn)方法：在繪圖區(qū)中選中垂直軸網(wǎng)格線(xiàn)，然后在鍵盤(pán)上按【DEL】刪除。選中圖例后按【DEL】鍵刪除圖例。
設(shè)置繪圖區(qū)和整個(gè)圖表的背景為無(wú)色（透明）、邊框?yàn)闊o(wú)線(xiàn)條：幻燈片中所使用的圖表，在整體上與背景相互融合會(huì)顯得比較和諧而大氣，在這種情況下圖表的繪圖區(qū)域通常設(shè)置為無(wú)色并且無(wú)邊框，突破框架的局限。
實(shí)現(xiàn)方法：選中繪圖區(qū)，點(diǎn)擊右鍵，在右鍵菜單中選擇【設(shè)置繪圖區(qū)格式】，在對(duì)話(huà)框中設(shè)置填充為【無(wú)填充】，邊框?yàn)椤緹o(wú)線(xiàn)條】。同樣的方法選中設(shè)置整個(gè)圖表的背景為無(wú)色、邊框?yàn)闊o(wú)線(xiàn)條。
隱藏縱坐標(biāo)軸及其標(biāo)簽：在只有單個(gè)系列的柱形圖中，縱坐標(biāo)軸的作用與網(wǎng)格線(xiàn)類(lèi)似，用于對(duì)數(shù)據(jù)大小進(jìn)行標(biāo)尺衡量。如果在數(shù)據(jù)上添加數(shù)據(jù)標(biāo)簽，同樣可以標(biāo)識(shí)數(shù)據(jù)大小，在這樣的情況下可以對(duì)縱坐標(biāo)軸進(jìn)行隱藏。需要注意的是，隱藏并不完全等于刪除。
實(shí)現(xiàn)方法：選中縱坐標(biāo)軸，點(diǎn)擊右鍵，在右鍵菜單中選擇【設(shè)置坐標(biāo)軸格式】，在對(duì)話(huà)框中設(shè)置填充線(xiàn)條為【無(wú)線(xiàn)條】，然后將標(biāo)簽位置設(shè)置為【無(wú)】（2007和2010版中此選項(xiàng)名稱(chēng)為“坐標(biāo)軸標(biāo)簽”）。
隱藏橫坐標(biāo)軸的刻度線(xiàn)：隱藏的理由和上面相同。
實(shí)現(xiàn)方法：選中橫坐標(biāo)軸，點(diǎn)擊右鍵，在右鍵菜單中選擇【設(shè)置坐標(biāo)軸格式】，在坐標(biāo)軸選項(xiàng)對(duì)話(huà)框中設(shè)置刻度線(xiàn)標(biāo)記為【無(wú)】。
優(yōu)化橫坐標(biāo)標(biāo)簽：標(biāo)簽內(nèi)容的文字字體可以考慮縮小字號(hào)，并且改為更有設(shè)計(jì)感的字體，例如微軟雅黑，在字號(hào)比較小的情況下也能清晰顯示。除此以外還可以考慮減少標(biāo)簽的文字內(nèi)容，例如這個(gè)例子中的四個(gè)季度，可以用Q1～Q4來(lái)替代，實(shí)現(xiàn)最簡(jiǎn)化。要更改標(biāo)簽文字內(nèi)容需要在數(shù)據(jù)源中更改對(duì)應(yīng)的行標(biāo)題或列標(biāo)題。
如有進(jìn)一步的簡(jiǎn)化需求，可以考慮隱藏橫坐標(biāo)軸或?qū)⒆鴺?biāo)軸的線(xiàn)條顏色變淺。
步驟2，優(yōu)化形狀
對(duì)于柱形圖來(lái)說(shuō)，從目前的扁平化和極簡(jiǎn)化設(shè)計(jì)趨勢(shì)出發(fā)，系列形狀的設(shè)置上可以盡量簡(jiǎn)單，只需要去除邊框，保持形狀原始狀態(tài)，不需要添加其他特殊效果。如有必要，可以添加適當(dāng)?shù)年幱靶Ч?br />
當(dāng)數(shù)據(jù)個(gè)數(shù)比較少的時(shí)候，還可以適當(dāng)縮小分類(lèi)間距，拉寬柱形寬度。
步驟3，配置顏色
設(shè)置顏色方案通常需要依據(jù)數(shù)據(jù)的特征來(lái)決定。
如果圖表中的數(shù)據(jù)是表示相近數(shù)據(jù)序列或時(shí)間上數(shù)據(jù)分布，可以采用同一色系的不同深淺顏色來(lái)進(jìn)行設(shè)置。例如下圖：
在2013版中有比較方便的功能可以實(shí)現(xiàn)，選中數(shù)據(jù)系列，點(diǎn)擊右鍵，選擇【設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式】，在對(duì)話(huà)框中勾選【依數(shù)據(jù)點(diǎn)著色】。然后在圖表工具選項(xiàng)卡中選到【設(shè)計(jì)】選項(xiàng)卡，在【更改顏色】的下拉列表中就有一些漸變色的方案可以選取。
如果圖表中的數(shù)據(jù)是表示各個(gè)不同項(xiàng)目或類(lèi)別的數(shù)據(jù)對(duì)比，則可以采用各不相同的顏色。比如下面就是采用一組三次色的柔和配色組合，能夠區(qū)分不同的項(xiàng)目，同時(shí)整體上相對(duì)比較和諧。
2013版中的實(shí)現(xiàn)方法與上面類(lèi)似。
如果需要突出其中的某個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)，可以采用反差較強(qiáng)的對(duì)比色進(jìn)行設(shè)置：
最后把數(shù)據(jù)標(biāo)簽添加到圖表中，以此來(lái)標(biāo)明數(shù)據(jù)大小。如果純粹只需要定性的表達(dá)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)標(biāo)簽也可以省略。
實(shí)現(xiàn)方法：選中數(shù)據(jù)系列，點(diǎn)擊右鍵，選擇【添加數(shù)據(jù)標(biāo)簽】就可以在圖表中顯示具體的數(shù)值。可以進(jìn)一步調(diào)整標(biāo)簽的顯示位置，例如要把數(shù)據(jù)標(biāo)簽顯示在柱形內(nèi)部的頂部，可以選中數(shù)據(jù)標(biāo)簽點(diǎn)擊右鍵，選擇【設(shè)置數(shù)據(jù)標(biāo)簽格式】命令，在對(duì)話(huà)框中將標(biāo)簽位置設(shè)置為【數(shù)據(jù)標(biāo)簽內(nèi)】。
上面這些步驟完成以后，這個(gè)柱形圖的美化就基本實(shí)現(xiàn)了目標(biāo)。最終效果如下，現(xiàn)在的外觀跟之前的“默認(rèn)圖表”已經(jīng)大不相同了。
這是美化后的圖表放置在PPT中的整體效果：
本文來(lái)源：excel365.net
原標(biāo)題：PPT圖表美化Part1【認(rèn)識(shí)圖表元素】