PPT圖表美化教程02:認識單系列柱狀圖

SmartArt·圖表圖形2014-10-20

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導讀

在PPT中使用Excel制作數(shù)據(jù)圖表，其最終目的始終是為了通過直觀可視的方式來增強數(shù)據(jù)的生動性和表現(xiàn)力。

在PPT中使用Excel制作數(shù)據(jù)圖表，其最終目的始終是為了通過直觀可視的方式來增強數(shù)據(jù)的生動性和表現(xiàn)力。要達到和實現(xiàn)這樣的目標，在圖表設計制作當中簡單概括起來有三個需要重點關注的方面：簡潔、和諧、重點突出。

圍繞這三個重點，要讓PPT中的圖表顯得更美觀、更具商務范和專業(yè)氣息的話，從操作上來說，常規(guī)的處理方法包括以下這三個步驟：

簡化元素
優(yōu)化形狀
配置顏色

下面就以最基本的、僅包含單個數(shù)據(jù)系列的柱狀圖為例，演示一下上述三個步驟的具體實現(xiàn)過程。

步驟1，簡化元素

美的標準在每個人眼里都不一樣，但俗話有云“簡潔就是美”，“簡潔”可能是其中最直觀最容易實現(xiàn)的美化目標之一。對于圖表來說，簡潔的實現(xiàn)方法簡單來講就是做減法，在保證數(shù)據(jù)特征正確表達的前提下盡可能清除或隱藏不必要的圖表元素。

上面圖中是一個很普通的柱形圖圖表，經(jīng)常接觸2003版的用戶應該經(jīng)常會看到這樣的“默認”圖表。有不少人覺得微軟家的圖表很難看，這種“難看”通常都是針對“默認”圖表而言，其實Office軟件提供了我們很多編輯修改的途徑，通過一些正確的方法，任何人都能讓這些難看的圖表變得順眼起來。

我們首先可以對這個圖表進行以下一些元素的簡化：

刪除網(wǎng)格線：除了散點圖等少數(shù)圖表以外，網(wǎng)格線對于展現(xiàn)數(shù)據(jù)特征的影響不是特別顯著。如果在圖表中添加數(shù)據(jù)標簽的話，甚至可以不依靠網(wǎng)格線的輔助參考作用就能正確標識數(shù)值大小，這種情況下完全可以去掉網(wǎng)格線。
刪除圖例：對于只有一個數(shù)據(jù)系列的圖表來說，不需要通過圖例來識別區(qū)分數(shù)據(jù)系列，因此圖例也可以清除。

實現(xiàn)方法：在繪圖區(qū)中選中垂直軸網(wǎng)格線，然后在鍵盤上按【DEL】刪除。選中圖例后按【DEL】鍵刪除圖例。

設置繪圖區(qū)和整個圖表的背景為無色（透明）、邊框為無線條：幻燈片中所使用的圖表，在整體上與背景相互融合會顯得比較和諧而大氣，在這種情況下圖表的繪圖區(qū)域通常設置為無色并且無邊框，突破框架的局限。

實現(xiàn)方法：選中繪圖區(qū)，點擊右鍵，在右鍵菜單中選擇【設置繪圖區(qū)格式】，在對話框中設置填充為【無填充】，邊框為【無線條】。同樣的方法選中設置整個圖表的背景為無色、邊框為無線條。

隱藏縱坐標軸及其標簽：在只有單個系列的柱形圖中，縱坐標軸的作用與網(wǎng)格線類似，用于對數(shù)據(jù)大小進行標尺衡量。如果在數(shù)據(jù)上添加數(shù)據(jù)標簽，同樣可以標識數(shù)據(jù)大小，在這樣的情況下可以對縱坐標軸進行隱藏。需要注意的是，隱藏并不完全等于刪除。

實現(xiàn)方法：選中縱坐標軸，點擊右鍵，在右鍵菜單中選擇【設置坐標軸格式】，在對話框中設置填充線條為【無線條】，然后將標簽位置設置為【無】（2007和2010版中此選項名稱為“坐標軸標簽”）。

隱藏橫坐標軸的刻度線：隱藏的理由和上面相同。

實現(xiàn)方法：選中橫坐標軸，點擊右鍵，在右鍵菜單中選擇【設置坐標軸格式】，在坐標軸選項對話框中設置刻度線標記為【無】。

優(yōu)化橫坐標標簽：標簽內容的文字字體可以考慮縮小字號，并且改為更有設計感的字體，例如微軟雅黑，在字號比較小的情況下也能清晰顯示。除此以外還可以考慮減少標簽的文字內容，例如這個例子中的四個季度，可以用Q1～Q4來替代，實現(xiàn)最簡化。要更改標簽文字內容需要在數(shù)據(jù)源中更改對應的行標題或列標題。

如有進一步的簡化需求，可以考慮隱藏橫坐標軸或將坐標軸的線條顏色變淺。

步驟2，優(yōu)化形狀

對于柱形圖來說，從目前的扁平化和極簡化設計趨勢出發(fā)，系列形狀的設置上可以盡量簡單，只需要去除邊框，保持形狀原始狀態(tài)，不需要添加其他特殊效果。如有必要，可以添加適當?shù)年幱靶Ч?br />

當數(shù)據(jù)個數(shù)比較少的時候，還可以適當縮小分類間距，拉寬柱形寬度。

步驟3，配置顏色

設置顏色方案通常需要依據(jù)數(shù)據(jù)的特征來決定。
如果圖表中的數(shù)據(jù)是表示相近數(shù)據(jù)序列或時間上數(shù)據(jù)分布，可以采用同一色系的不同深淺顏色來進行設置。例如下圖：

在2013版中有比較方便的功能可以實現(xiàn)，選中數(shù)據(jù)系列，點擊右鍵，選擇【設置數(shù)據(jù)系列格式】，在對話框中勾選【依數(shù)據(jù)點著色】。然后在圖表工具選項卡中選到【設計】選項卡，在【更改顏色】的下拉列表中就有一些漸變色的方案可以選取。

如果圖表中的數(shù)據(jù)是表示各個不同項目或類別的數(shù)據(jù)對比，則可以采用各不相同的顏色。比如下面就是采用一組三次色的柔和配色組合，能夠區(qū)分不同的項目，同時整體上相對比較和諧。
2013版中的實現(xiàn)方法與上面類似。

如果需要突出其中的某個數(shù)據(jù)點，可以采用反差較強的對比色進行設置：

最后把數(shù)據(jù)標簽添加到圖表中，以此來標明數(shù)據(jù)大小。如果純粹只需要定性的表達數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)標簽也可以省略。

實現(xiàn)方法：選中數(shù)據(jù)系列，點擊右鍵，選擇【添加數(shù)據(jù)標簽】就可以在圖表中顯示具體的數(shù)值?？梢赃M一步調整標簽的顯示位置，例如要把數(shù)據(jù)標簽顯示在柱形內部的頂部，可以選中數(shù)據(jù)標簽點擊右鍵，選擇【設置數(shù)據(jù)標簽格式】命令，在對話框中將標簽位置設置為【數(shù)據(jù)標簽內】。

上面這些步驟完成以后，這個柱形圖的美化就基本實現(xiàn)了目標。最終效果如下，現(xiàn)在的外觀跟之前的“默認圖表”已經(jīng)大不相同了。