學會10個絕招讓PPT變優(yōu)秀

學會10個絕招讓PPT變優(yōu)秀，不用再擔心PPT太業(yè)余讓同事笑話，讓老板批評了，全是PPT干活喲！

絕招一：文字是用來瞟的，不是讀的

我們時不時聽到這樣的言論：“PPT很簡單，就是把Word里的文字復制、粘貼唄。”這其實是對PPT的一種無知與褻瀆。如果直接把文字復制粘貼就能達到演示的效果，PPT根本就沒有存在的必要了。

PPT的本質(zhì)在于可視化，就是要把原來看不見、摸不著、晦澀難懂的抽象文字轉(zhuǎn)化為由圖表、圖片、動畫及聲音所構(gòu)成的生動場景，以求通俗易懂、栩栩如生。
形象，至少能給你帶來三方面的感受：

1.便于理解

文字總是高度抽象的，人們需要默讀、需要轉(zhuǎn)換成自己的語言、需要上下聯(lián)想、需要尋找其中的邏輯關(guān)系；但人們看電影就輕松許多，只需要跟著故事的發(fā)展順理成章地享受其情節(jié)、體味其寓意就行了。PPT就是要把這些文字變得像電影一樣生動。

2.放松身心

如果把一本小說貼在墻上，相信你看半個小時就會腰酸背痛；如果把小說拍成電視劇，也許你看上一天也不覺得疲憊。就是這個道理。

3.容易記憶

傳統(tǒng)的PPT，你需要觀眾記住的是文字，這個難度太大了，即使記住了也很容易忘記；而形象化PPT，可以讓觀眾輕松記住其中的圖形、邏輯或結(jié)論，也許三五年后，人們?nèi)匀荒軌蛴洃洩q新。

改變那種“復制、粘貼”的做法吧！把那些無關(guān)緊要的內(nèi)容大膽刪除，把長篇大論的文字盡量提煉，也許剛開始你不習慣，也許你做得還很粗糙，別放棄，總有一天你會讓觀眾贊不絕口的。

有的領(lǐng)導會問：“如果PPT沒有文字，你讓我講什么？”的確，演示習慣的改變不是一朝一夕的事情，這依賴于演示者對內(nèi)容的熟悉程度和演示技巧的掌握程度，但有一點，帶著觀眾讀文字是演示的大忌，杜絕這一條，演示效果會逐步得到提升。

所以，提出了兩個觀點：

1. 文字是用來瞟的，凡是瞟一眼看不清的地方，就要放大，放大還看不清的，刪！
2. 文字是PPT的天敵。能減則減，能少則少，能轉(zhuǎn)圖片轉(zhuǎn)圖片，能轉(zhuǎn)圖表轉(zhuǎn)圖表。

絕招二：20分鐘是快樂的極限

傳統(tǒng)上，我們總是認為，講得越多，時間越長，越體現(xiàn)出演示者的重視。這是計劃經(jīng)濟時代的標準。現(xiàn)在，無論我們的領(lǐng)導、客戶還是普通的受眾，時間都極為寶貴，沒有人愿意閱讀動輒數(shù)百頁的研究報告，也沒有人去聽你的長篇大論。
濃縮的才是精品！

演示的核心內(nèi)容是什么？觀點！
在此基礎(chǔ)上把觀眾容易困惑的地方、你認為重要的地方作一些說明。永遠不要擔心你的演示過短，如果花費20分鐘就能夠把一天才能了解的內(nèi)容講清楚，你實際上為觀眾節(jié)省了7小時40分，在時間就是金錢的年代，觀眾當然求之不得。

簡短的另一個好處是意猶未盡。如果你的演示足夠精彩，會給觀眾留下更多的期待和回味，甚至會有人要求把你的PPT拷回去好好研究幾遍呢。

簡短，也對PPT提高了要求。你需要了解哪些內(nèi)容是觀眾最關(guān)心的，哪些內(nèi)容是非講不可的，哪些內(nèi)容是能帶來震撼的，據(jù)此，該合并的合并，該刪減的刪減。也許，這是一個反復的過程，但標準只有一個：不要讓觀眾有打哈欠的時間。

絕招三：清晰比什么都重要

PPT有一個致命的弱點——觀眾容易迷失思路。
為什么？

1. PPT畢竟不是電影，其邏輯結(jié)構(gòu)是抽象的，難以把握
2. PPT是一頁頁翻下去的，一次只能看一頁內(nèi)容，前面看過的只能依靠記憶

解決的辦法有兩個：

1. 事先給每位觀眾發(fā)一份演說綱要
2. 給你的PPT建立清晰的導航系統(tǒng)

導航系統(tǒng)主要包括：

1. 從片頭動畫、封面、前言、目錄，到切換頁、正文頁、結(jié)尾頁等一套完整的PPT架構(gòu)（本書第3章將詳細介紹）
2. 每頁都有標題欄（除了標明整個PPT的標題，更重要的是標明本章節(jié)的標題、本頁的主題）
3. 頁碼，如果方便的話也盡可能加上

絕招四：沒有設(shè)計就等于垃圾

傳統(tǒng)上，我們把PPT歸結(jié)為辦公處理之類的工具，認為只要簡單排版就可以滿足需求。
隨著整個社會審美標準的提升，這一觀點正被越來越多的人拋棄。PPT，特別是對外PPT，正成為公司形象識別系統(tǒng)的重要組成部分，代表著一個公司的臉面；設(shè)計，正成為PPT的核心技能之一，也是PPT水準高低的基本標準。

無論是匯報、宣傳還是比賽、競標，一個設(shè)計精美的PPT最少可以起到以下作用：

1. 讓觀眾賞心悅目：美女養(yǎng)眼，精美的PPT養(yǎng)神。
2. 讓觀眾產(chǎn)生好感：愛美之心人皆有之，漂亮的PPT自然能讓觀眾多看幾眼。
3. 贏得觀眾的信任：人總是有偏見的，精美的設(shè)計給人專業(yè)、認真、可靠的感覺，內(nèi)容的含金量也自然得到提升。
4. 贏得成功的機會：在職場上，美女與帥哥有更多成功的機，PPT演示也是如此。

內(nèi)容的好壞難以評價，但形式的優(yōu)劣卻顯而易見，喜歡而又信任的方案自然是領(lǐng)導和客戶的首選。

設(shè)計非一日之功，但我們可以找到捷徑：

1. 善用專業(yè)素材：專業(yè)的PPT模板讓你的PPT擁有外在美；專業(yè)的PPT圖表讓你的PPT具備內(nèi)在美；專業(yè)的PPT圖片（包括JPG、PNG、AI等格式）讓你的PPT充滿生機。
2. 掌握排版的基本原則：每個人的審美標準是不同的，但總有一些規(guī)律是相通的，掌握并遵守這些規(guī)則，將使你的PPT設(shè)計得到大多數(shù)人的認可。這些規(guī)則包括：一個中心、合理對齊、畫面統(tǒng)一、強烈對比、層次分明等，本書第6章將詳細講述。
3. 多看精美案例：PPT誕生以來的十多年里，整個社會的設(shè)計水準都在迅速提高，三人行，必有我?guī)?，在平面設(shè)計、動畫領(lǐng)域，處處都有值得我們學習的案例。

絕招五：炫不是動畫的根本

自PPT誕生以來，動畫就一直是最大的爭議。
一 種觀點認為，PPT就是幻燈片，就是一頁一頁翻過的圖片加文字，在商務PPT應用領(lǐng)域，根本不需要動畫或者最多只需簡單的頁面切換動畫； 相反，有無數(shù)的仁人志士對PPT動畫矢志不渝，用自己的創(chuàng)意和努力一次次創(chuàng)作動畫的傳奇，也得到眾多PPT愛好者的歡呼雀躍。動畫，不僅僅讓PPT變得生動，更能讓PPT表現(xiàn)效果數(shù)倍提升。

（1）片頭動畫

讓 你的PPT一把抓住觀眾眼球。電影有片頭、游戲有片頭、網(wǎng)站有片頭，PPT演示也需要片頭。演示開始時，觀眾往往會需要一個適應期，也許 還在想著剛才沒有處理完的工作，也許還在跟鄰座侃侃而談，也許還在抱怨著觀看演示的辛苦，這時候，你需要立即把觀眾的視線聚焦到你的演示中來，精美和創(chuàng)意 的片頭能立即給觀眾帶來震撼，讓觀眾目不轉(zhuǎn)睛。

（2）邏輯動畫

一幅靜止的畫面，觀眾會 自上而下全面瀏覽，缺乏邏輯的引導，觀眾難以把握重點，看完之后還要思考其中的邏輯關(guān)系，實際上浪費了精力和注意 力；如果給這幅畫面加上清晰的邏輯動畫，就把觀眾自己找線索變成了幫觀眾理線索。演示者可以控制對象出現(xiàn)的先后順序、主次順序、位置改變、出現(xiàn)和退出等， 引導觀眾按照自己的思路理解PPT內(nèi)容。

片頭動畫讓對外宣傳的PPT盡顯企業(yè)的專業(yè)與實力。一束光閃過，該公司的logo由輪廓逐漸變得靚麗十足，讓人記憶深刻；緊跟的4張動畫頁面從不同角度展現(xiàn)了上海及該公司的風貌，同時配以連續(xù)抽象的文字和動畫效果，消除了頁面之間的分割感。

（3）強調(diào)動畫

以 往我們只是用顏色的深淺、形狀的大小以及字體的不同來突出某些重要內(nèi)容，這有一個很大的弊端，就是要強調(diào)的內(nèi)容會一直處于強調(diào)地位，當我 們講述別的內(nèi)容時，它會分散觀眾的視線；強調(diào)動畫，通過對象的放大、縮小、閃爍、變色等動作實現(xiàn)強調(diào)效果，并能夠讓演示者自如控制，強調(diào)過后自動回復到初 始狀態(tài)。

（4）片尾動畫

與那些戛然而止的PPT相比，加一個簡單的片尾動畫將收到意想不到的效果：
一是作為禮貌，提醒大家演示結(jié)束，并給人一定的緩沖時間，準備接下來的活動；
二是與片頭動畫相呼應，做到有始有終，避免給人虎頭蛇尾的印象；
三是通過貫穿始終的形式，提醒觀眾回憶內(nèi)容，強化記憶。

（5）情景動畫

也許你講述的就是一個故事，故事總是有情節(jié)、有過程的，而要用一張靜止的畫面去表達一個完整的過程，幾乎不可能。相反，一套連續(xù)的動畫，則能把這些過程表現(xiàn)得栩栩如生。以往，我們用Flash、視頻來表現(xiàn)這些效果，PPT其實也能夠?qū)崿F(xiàn)。

絕招六：圖表是PPT的筋脈

商 業(yè)演示的基本內(nèi)容就是數(shù)據(jù)，于是圖表變得必不可少。最早出現(xiàn)的是柱圖、餅圖、線圖、雷達圖等；咨詢公司把數(shù)據(jù)圖表轉(zhuǎn)移到對邏輯關(guān)系的表達 上，于是出現(xiàn)了并列、包含、擴散、綜合、層進等各類關(guān)系圖表，從此，文字也可以不再抽象、乏味了；以ThemeGallery為代表的韓國公司、以 PresentationLoad為代表的歐美公司以及以銳普PPT為代表的中國公司等設(shè)計公司，則進一步把這一趨勢發(fā)揮到極致——加入了設(shè)計的概念，從 此，文字可以變得像圖畫一樣精美、形象、栩栩如生。

同樣，PowerPoint軟件就像天生為圖表而生的，強大的像Illustrator一樣的繪圖功能，加上清晰的操作界面、簡單的操作模式，讓人人都能輕而易舉地掌握。很快，PPT圖表就風靡全球，與圖片配合使用，讓演示如虎添翼。

如果你的PPT還在受大段文字的困擾，還在為邏輯混亂而發(fā)愁，那就趕快學習PPT圖表吧。

絕招七：沒有策劃就沒有精品

好的PPT是策劃出來的，就像宏偉的建筑是規(guī)劃出來的。
所 有的PPT設(shè)計師者首先是策劃師，有的是無意識為之，有的是用心去做的，但沒有策劃的PPT必定是失敗的作品。不同的演示目的、不同的演 示風格、不同的受眾對象、不同的使用環(huán)境，決定了不同的PPT結(jié)構(gòu)、色彩、節(jié)奏、動畫效果等，PPT的人介于觀眾、領(lǐng)導、演示者等多重標準的審視。

一個好的PPT作品基于對以上要求的準確把握。
我們曾經(jīng)有一些卓越的設(shè)計師，出來的作品很美、很耐看，但卻一直得不到客戶的認可，為什么？就是缺乏準確的策劃。美，不是PPT的唯一標準；經(jīng)驗、用心、設(shè)身處地為觀眾著想，即使畫面有瑕疵，也往往能贏得演示者的認同和觀眾的喝彩。

絕招八：PPT可以當主角

西方有一種觀點開始在中國流行：演講者永遠是主角，PPT不過是陪襯。
其 實這完全是站在西方立場上的一種觀點，未必適應中國國情。西方人大多喜歡張揚，擅長演說，甚至在很多人看來演說已經(jīng)是一種享受，當然不愿 意被PPT搶了風頭；但中國文化更強調(diào)內(nèi)秀，不愿意拋頭露面，擅長演說者更是寥寥，甚至連一些領(lǐng)導在眾人面前也不愿張揚，何況一般人？所以，我們常常把自 己作為的一員，是我們代表演說，我們不過是一種符號，低調(diào)再低調(diào)，寧可把PPT作為眾人矚目的焦點。

從另一個角度講：我們是為了演示而演示嗎？是為了表現(xiàn)自我嗎？
當然不是！每次我們都是抱著一定的目的進行演示的，或者為了讓觀眾了解我們的工作，
或者為了讓觀眾選擇我們的產(chǎn)品，或者為了溝通一些信息，或者純粹為了博得大伙一樂……能找到必須讓我們成為主角的理由嗎？
沒有！

效果為王，只要能達到目的，不要在乎誰是主角、誰是配角。
如果你是一位表現(xiàn)欲極強的演說大師，如果這是一個需要你展示自我的舞臺，那你就勇敢地站出來，做主角吧！
如果你是一位稍微內(nèi)斂的工作者，為了工作才進行這次演示，或者這是一個需要低調(diào)的場合，那就不必拘泥于大師們的說教，即使你是配角，也能得到最熱烈的喝彩。

絕招九： PPT不是啞巴

在很多人眼中，PPT是多媒體的代名詞。但這個多媒體，卻一直因為無聲而名不副實。
細分析，無聲原因有三：

1. PPT的商務特點限制了聲音的應用，畢竟在商務會議場所，人們需要集中精力思考，無論是背景音樂還是動畫聲音都會給人們帶來干擾；
2. PPT軟件設(shè)計的功能限制了聲音的應用，PPT軟件生下來就沒有為聲音的應用做好充分準備，僅僅了這一功能，對聲音的編輯、優(yōu)化等功能，PowerPoint還無心顧及；
3. PPT人群實在太廣，經(jīng)理、文員、老師、銷售代表、老總、領(lǐng)導、甚至一些小學生都成了PPT技術(shù)員，大家相關(guān)的知識儲備遠不夠，缺乏聲 音素材、缺乏聲音感覺、缺乏聲音編輯的技術(shù)，但不知不覺中，有人還是嘗試起來，結(jié)果聲音應用不專業(yè)，特別有些動作聲音常常引來觀眾一陣嘩然。于是，有人總 結(jié)了，PPT勿用聲音。

果真這么絕對嗎？
形勢正在悄悄變化，PPT有聲時代正在來臨。

1. PPT早已不再限于匯報演示，企業(yè)宣傳、婚慶禮儀、休閑娛樂等正成為PPT應用的熱點領(lǐng)域，聲音是不可或缺的元素。
2. 平面設(shè)計、flash、視頻等時刻沖擊著人們的視覺，人們正經(jīng)受著最嚴重的審美疲勞，單純靠畫面給人的刺激已經(jīng)大大降低，聲音是增強畫面沖擊力的絕佳武器。
3. PPT設(shè)計公司的崛起，讓PPT聲音的處理專業(yè)化，聲音素材庫搭建起來，各類聲音編輯軟件應用自如，配音設(shè)備逐步完善，PPT中聲音運用的規(guī)律也已經(jīng)把握到位。

絕招十：退“三”進“七”

要讓PPT高人一等有很多方法，率先使用PowerPoint 2007，無疑是最有效的捷徑。
從PPT專業(yè)應用角度看，PowerPoint的以下特點都是我們極為推崇的。
（1）操作界面更美觀、更人性化

• 全新的vista般操作界面，讓人賞心悅目；
• 對文件整體管理的功能集中到左上角的offi ce按鈕里，為操作區(qū)留出更大空間；
• 操作區(qū)域更開闊、歸類更合理，操作熟練后一目了然；
• 自定義按鈕非常個性化，把常用的功能放在這里調(diào)用更快捷；
• 選擇窗格與Photoshop 窗格類似，“層出不窮”成為現(xiàn)實，使PPT各項功能全面提升；
• 放大/縮小按鈕與視圖模式按鈕同時放置于右下角，更適應一般人的操作習慣。

（2）繪圖和設(shè)計功能更強大
（3）豐富而實用的功能集群
這些功能包括：

• SmartArt圖表，可以把文字輕松轉(zhuǎn)化為圖表。（只是目前所的圖表種類較少，質(zhì)感過于單調(diào)，從設(shè)計的角度并不主張過多應用。）
• 為PPT文件減肥，2007版的PPTX格式的文件比2003版的PPT格式文件小了很多。
• PPT可以直接轉(zhuǎn)為pdf、xps、jpg等格式，并可把其中的部分PPT頁面發(fā)布出來，供各類場合使用。
• 有效防止文檔崩潰，在2003版里一旦文檔出錯，沒有保存的數(shù)據(jù)都會丟失；2007版則能夠盡力恢復程序關(guān)閉前的狀態(tài)。

但2007版也存在一些明顯的遺憾：
其一是對電腦硬件要求較高。不少學員反映，500MHz以下的處理器、256MB以下的內(nèi)存的電腦用起來都較吃力。
其 二是與2003版的兼容性不夠。PPTX文檔一般要轉(zhuǎn)化成PPT文檔或者安裝插件才能在2003版的PowerPoint中讀取。用 2007版所作的立體藝術(shù)文字、藝術(shù)圖形在2003版中是無法編輯的，部分顏色漸變效果、陰影效果、文字效果，甚至一些動畫在2003版里會發(fā)生變形，需 要在2007版里對照編輯。

但這些缺陷改變不了2007版快速普及的趨勢，要想實現(xiàn)超人一等的PPT表現(xiàn)效果，PowerPoint 2007無疑是最佳的選擇。